Отдел организационно-контрольной работы и документационного обеспечения

Яшина Оксана Юрьевна

Функции отдела

1. Организационное обеспечение мероприятий, с участием главы, заместителей главы городского округа, контроль исполнения поручений главы, заместителей главы городского округа, данных в ходе проведения мероприятий.

2. Организация представительской деятельности администрации города.

3. Координация деятельности структурных подразделений администрации городского округа Новокуйбышевск, отвечающих за обеспечение содержательной части, информационное обеспечение организационных мероприятий, проводимых с участием или по поручению главы. 

4. Участие в подготовке и протокольном обеспечении мероприятий, связанных с визитом в городской округ Новокуйбышевск руководителей  региональных органов исполнительной и законодательной власти, а также руководителей организаций.

5. Оформление в установленном порядке протоколов заседаний, совещаний, мероприятий с участием главы городского округа Новокуйбышевск, поручений главы городского округа Новокуйбышевск  и обеспечение контроля исполнения поручений.

6. Составление ежемесячных планов основных мероприятий администрации городского округа Новокуйбышевск. 

7. Организация    делопроизводства   в     администрации     городского округа, разработка и внедрение мероприятий по рациональной организации документооборота, осуществление методического руководства работой по ведению электронного документооборота в структурных подразделениях администрации городского округа.

8.   В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству приём, регистрация в автоматизированной системе делопроизводства и передача по назначению входящей и внутренней корреспонденции администрации городского округа Новокуйбышевск, своевременная отправка исходящей корреспонденции.

9. Регистрация в автоматизированной системе делопроизводства, оформление, учёт и хранение, в течение установленного срока, постановлений и распоряжений администрации городского округа.

10. Доведение до сведений заинтересованных структурных подразделений администрации городского округа Новокуйбышевск, предприятий, учреждений и организаций, должностных лиц и граждан постановлений и распоряжений администрации городского округа (согласно реестру рассылки), выдача заверенных копий, выписок по принятым документам.

11. В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству приём, регистрация в автоматизированной системе делопроизводства обращения граждан. 

         12. Организация своевременного и правильного рассмотрения письменных, устных и электронных обращений граждан и юридических лиц.      

13. Обобщение и анализ состояния этой работы в структурных подразделениях администрации городского округа. 

14. Организация приема граждан и юридических лиц должностными лицами администрации городского округа Новокуйбышевск.

15. Подготовка совместно с другими структурными подразделениями предложений по совершенствованию работы с обращениями граждан и юридических лиц, приему граждан и юридических лиц.

16. Осуществление оперативного контроля соблюдения сроков исполнения поступивших в администрацию поручений вышестоящих органов государственной власти и государственного управления, а также других служебных документов.

17. Ведение делопроизводства, организационно – техническое обеспечение административно – распорядительной деятельности главы, заместителей главы городского округа Новокуйбышевск.

18.  Учет, хранение и выдача номерных бланков администрации городского округа Новокуйбышевск (постановления, распоряжения, письма), списание и учет испорченных номерных бланков, утилизация испорченных номерных бланков с составлением Акта  в присутствии комиссии.

19. Составление проекта номенклатуры дел отдела организационно-контрольной работы и документационного обеспечения и представление его на утверждение в установленном порядке. Формирование архивных дел (на электронном и бумажном носителях) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

20. Учет и хранение законченных делопроизводством дел и документации администрации городского округа, подготовка и сдача их в архив в соответствии с действующими правилами.

21. Прием, регистрация, учет и распределение по принадлежности, поступающей в администрацию городского округа Новокуйбышевск корреспонденции, прием и отправку исходящей корреспонденции (писем, телеграмм, телефонограмм, факсограмм и др.).

22. Направление в Думу городского округа и в Правительство Самарской области копий нормативных правовых актов, подлежащих опубликованию в средствах массовой информации.